Dispõe sobre a instituição e gestão do Sistema Eletrônico de Informações - SEI SALINAS, no âmbito da administração direta e indireta do Poder Executivo.
O PREFEITO DO MUNICÍPIO DE SALINAS, Estado de Minas Gerais, no uso das atribuições legais que lhe conferem o art. 90, VI, da Lei Orgânica do Município de Salinas;
CONSIDERANDO a necessidade de Implantação e Gestão do Sistema Eletrônico de Informações - SEI, nos termos do Acordo de Cooperação Técnica TRF4 no 300/2022 no município de Salinas/MG;
DECRETA:
Subseção I
Das Disposições Gerais
Art. 1º Fica instituído o Sistema Eletrônico de Informações - SEI SALINAS, como sistema oficial de gestão de documentos e processos eletrônicos no âmbito da administração direta e indireta do Poder Executivo.
§ 1º O Sistema Eletrônico de Informações – SEI, foi criado e cedido gratuitamente ao Município pelo Tribunal Regional Federal da 4a Região, conforme Acordo de Cooperação Técnica TRF4 no 300/2022, Processo Administrativo no 0002466-39.2021.4.04.8000.
§ 2º Os sistemas informatizados de protocolo, armazenamento e gestão de documentos e de processos eletrônicos em uso nos órgãos e entidades do Poder Executivo serão substituídos gradativamente pelo SEI-SALINAS, mantidos apenas para consulta, recuperação de documentos e processos e trâmite para o Arquivo Municipal, sendo vedado seu uso para novos registros.
§ 3º As unidades dos órgãos e entidades do Poder Executivo que possuam sistema informatizado de gestão de documentos e de processos eletrônicos devem integrá-lo ao SEI-SALINAS, conforme requisitos estabelecidos pelo Órgão Gestor do sistema, prevalecendo no SEI-SALINAS a tramitação oficial.
§ 4º Ficam vedadas iniciativas para desenvolvimento e implantação de sistemas semelhantes e com o mesmo propósito do SEI-SALINAS.
Art. 2º Para os efeitos deste decreto, são adotadas as seguintes definições:
documento: unidade de registro de informações, independente do formato, do suporte ou da natureza;
meio eletrônico: qualquer forma de armazenamento ou tráfego de documentos e arquivos digitais;
documento digital: documento codificado em dígitos binários, acessível por meio de sistema computacional, somente por equipamentos eletrônicos, podendo ser:
documento nato-digital: documento criado originariamente em meio eletrônico; ou
documento digitalizado: documento obtido a partir da conversão de um documento não digital, gerando uma fiel representação em código digital.
processo: conjunto de documentos oficialmente reunidos no decurso de uma ação administrativa ou judicial;
processo administrativo eletrônico: aquele em que os atos processuais são registrados e disponibilizados em meio eletrônico;
Sistema Eletrônico de Informações- SEI: software de processo eletrônico desenvolvido pelo Tribunal Regional Federal da 4a Região - TRF4 - e cedido gratuitamente para as instituições públicas;
usuário interno: servidor, terceirizado, estagiário ou empregado em exercício na administração direta e indireta do Poder Executivo, detentor de acesso autorizado para atuar em processos eletrônicos do SEI-SALINAS
usuário externo: pessoa natural, atuando em nome próprio ou como representante de pessoa jurídica, com a finalidade de acessar ou atuar em processos eletrônicos do SEI-SALINAS, que não se enquadre como usuário interno;
tramitação: movimentação do documento desde a sua produção ou recebimento até o cumprimento de sua função administrativa.
Art. 3º Para o atendimento ao disposto neste decreto, os órgãos e as entidades do Poder Executivo utilizarão o SEI-SALINAS para a gestão e o trâmite de todos os documentos e processos administrativos eletrônicos, desde a etapa da produção, tramitação, utilização e arquivamento até a sua destinação final.
Subseção II
Do Processo Eletrônico
Art. 4º Os processos eletrônicos no âmbito do SEI-SALINAS observarão as seguintes regras:
a autuação, a produção, a juntada, bem como a tramitação de documentos do processo deverão ser efetuadas em meio eletrônico, sendo dispensada a sua realização em meio físico, exceto nas situações em que este procedimento for inviável ou em caso de indisponibilidade do meio eletrônico cujo prolongamento cause dano relevante à celeridade do processo;
os processos e documentos eletrônicos produzidos ou inseridos no SEI-SALINAS receberão numeração única gerada pelo sistema, nos moldes definidos neste decreto, observada a estrutura de 13 dígitos mais um dígito verificador, assim estruturado O.UU.NNNNNN/AAAA-D, cuja composição deverá conter:
(O) - a identificação do órgão vinculado ao processo (1 dígito);
(UU) - a identificação da unidade raiz do processo (2 dígitos);
(NNNNNN) - faixa numérica sequencial de processos dentro de uma unidade raiz protocoladora, reiniciada a cada ano (6 dígitos);
(AAAA) - o ano de abertura do processo (4 dígitos);
(D) - dígito verificador do processo, cuja função é a de evitar possíveis erros em anotações manuais de processos (1 dígito).
os processos eletrônicos serão protegidos por meio do uso de métodos de segurança de acesso e de armazenamento em formato digital, a fim de garantir autenticidade, preservação e integridade dos dados;
o acesso às informações dos processos eletrônicos observará o disposto na Lei Federal no 12.527, de 18 de novembro de 2011 - Lei de Acesso à Informação, na Lei Federal no 13.709, de 14 de agosto de 2018 - Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais LGPD.
Art. 5º Os documentos eletrônicos produzidos e geridos no âmbito do SEI-SALINAS terão sua autoria, autenticidade e integridade assegurada mediante utilização de assinatura eletrônica.
§ 1º A assinatura eletrônica é o registro realizado eletronicamente por usuário identificado de modo inequívoco, de uso pessoal e intransferível, em observância ao disposto na Lei Federal no 14.063, de 23 de setembro de 2020.
§ 2º É de responsabilidade do titular da assinatura eletrônica o sigilo de senhas e a guarda dos respectivos dispositivos físicos de acesso para utilização do sistema.
§ 3º Os usuários responderão administrativa, civil e penalmente, por ato ou fato que caracterize uso indevido do SEI-SALINAS, na forma da legislação em vigor.
Art. 6º Os processos e documentos físicos em tramitação não serão migrados para o SEI-SALINAS.
Art. 7º Na operacionalização do SEI-SALINAS deverão ser observadas, no que couber, a legislação vigente e as diretrizes do Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ.
Art. 8º Os documentos e processos administrativos recebidos e produzidos pela administração direta e indireta deverão ser cadastrados no SEI-SALINAS de acordo com o adequado nível de acesso, que poderá ser categorizado da seguinte forma:
público: processos e documentos assinados que não possuem dados pessoais ou restrição legal de acesso, disponíveis para visualização de qualquer usuário interno do sistema;
restrito: processos e seus documentos disponíveis para visualização de usuários das unidades pelas quais o processo tramitar;
sigiloso: processos e seus documentos disponíveis apenas para usuários com permissão específica e previamente credenciados.
Art. 9º O processo eletrônico dispensa a realização de procedimentos formais típicos de processo em papel, sendo dispensado capeamento, criação de volumes, numeração de folhas, carimbos e aposição de etiquetas.
Parágrafo único. Os documentos e processos eletrônicos produzidos ou inseridos no SEI-SALINAS dispensam a sua formação e tramitação física.
Art. 10. As atividades no âmbito do SEI-SALINAS serão consideradas realizadas na data e horário registrados pelo sistema, conforme o horário oficial de Brasília.
Parágrafo único. Considera-se como data da atividade o dia em que foi registrada até as vinte e três horas cinquenta e nove minutos e cinquenta e nove segundos.
Art. 11. Não devem ser produzidos ou inseridos no SEI-SALINAS:
jornais, revistas, livros, propagandas e demais materiais que não se caracterizam como documentos arquivísticos;
correspondências particulares;
documentos e processos físicos finalizados e arquivados nas unidades dos órgãos e entidades.
§ 1º O disposto nos incisos II e III do caput não se aplica a documentos que sejam submetidos ou relacionados ao propósito de instrução de processo administrativo.
§ 2º O SEI-SALINAS não deve ser utilizado como repositório arquivístico digital para documentos e processos que tiveram seu trâmite físico concluído.
Subseção III
Da Gestão do SEI-SALINAS
Art. 12. A implantação e gestão do SEI-SALINAS será de competência da Comissão Especial instituída pelo Decreto no 10.350 de 03 de janeiro de 2023, sendo esta unidade central permanente de gestão do SEI-SALINAS no âmbito da administração direta e indireta e subordinada à Secretaria Municipal de Governo - SEGOV.
§ 1º A coordenação da Comissão Especial será exercida por servidor ocupante de cargo de provimento efetivo, representante da Secretaria Municipal de Governo - SEGOV.
§ 2º Os demais membros da Comissão Especial designados, entre os servidores ocupantes de cargo de provimento efetivo dos órgãos e entidades do Poder Executivo.
§ 3º A Coordenação da Comissão Especial poderá solicitar apoio técnico de outros servidores da Poder Executivo para atuação nas atividades a serem desenvolvidas pela Comissão Especial.
Art. 13. Compete à Comissão Especial:
promover a implantação do SEI-SALINAS no âmbito da administração direta e indireta do Poder, coordenar as atividades a serem desenvolvidas e supervisionar a execução do SEI-SALINAS;
gerenciar o sistema de permissões no SEI-SALINAS;
zelar pela contínua adequação do SEI-SALINAS à legislação de gestão documental, às necessidades do Poder Executivo e aos padrões de uso;
acompanhar a adequada utilização do SEI-SALINAS, salvaguardando pela integridade e qualidade de informações nele contidas;
promover a capacitação, realizar suporte operacional e orientar os gestores locais quanto à utilização do SEI-SALINAS;
prestar atendimento aos órgãos e entidades do Poder Executivo usuários do SEI SALINAS;
orientar os usuários externos quanto à utilização do SEI-SALINAS;
propor revisões das normas afetas ao processo eletrônico;
divulgar as ações relacionadas ao SEI-SALINAS;
planejar, organizar e coordenar as atividades inerentes à gestão de processos administrativos, convertendo o atual paradigma em papel para meio digital e passando, em seguida, a atuar regularmente para a manutenção e a normalidade institucional das atividades relacionadas ao SEI-SALINAS;
realizar a gestão documental no âmbito do SEI-SALINAS;
propor estratégias institucionais, no intuito de apoiar a utilização de processos administrativos automatizados no SEI-SALINAS;
produzir relatórios que subsidiarão a tomada de decisões estratégicas referentes a processos administrativos automatizados no SEI-SALINAS;
planejar, levantar, documentar e manter atualizada, a descrição dos processos relacionados ao trâmite documental no SEI-SALINAS;
as atribuições constantes no Art. 2o do Decreto no 10.350 de 03 de janeiro de 2023.
Art. 14. Compete à Secretaria Municipal de Governo - SEGOV:
manter o SEI-SALINAS operando de forma adequada, de acordo com as especificações estabelecidas pelos órgãos responsáveis pelo seu desenvolvimento.
implantar as atualizações disponibilizadas pelo conjunto de órgãos e entidades da administração pública responsáveis pela evolução do sistema que compõem a comunidade SEI-SALINAS;
solucionar problemas técnicos;
gerenciar o armazenamento de dados.
Parágrafo único. A Secretaria Municipal de Governo - SEGOV poderá expedir instruções complementares ao disposto neste decreto.
Art. 15. O representante de cada órgão ou entidade do Poder Executivo, conforme Decreto no 10.350, de 03 de janeiro de 2023, atuará como gestor local do SEI-SALINAS, em sua unidade aos quais caberão:
implantar os processos no âmbito do órgão ou entidade;
promover o cumprimento das normas relativas ao processo eletrônico;
monitorar a implantação do SEI-SALINAS;
cadastrar, atribuir perfis de acesso e orientar usuários;
autorizar o acesso do usuário externo ao SEI-SALINAS;
atuar como um multiplicador do SEI-SALINAS, replicando o conhecimento sobre o sistema e auxiliando a sua implementação no âmbito do respectivo órgão ou entidade;
encaminhar e manter atualizado o organograma interno do órgão junto a Comissão Especial;
prestar suporte interno, no âmbito de seu órgão ou entidade;
encaminhar dúvidas e demandas a Comissão Especial.
Parágrafo único. Os servidores da Comissão Especial, nos termos do caput, serão previamente capacitados pela Divisão de Processamento de Dados - DPD da Prefeitura Municipal de Salinas, para esta finalidade, em observância às orientações e manuais a serem disponibilizados em Portal do SEI-SALINAS.
Subseção IV
Do Acesso ao SEI-SALINAS
Art. 16. O acesso ao SEI-SALINAS será por meio de credencial, com usuário e senha pessoal e intransferível.
Parágrafo único. A credencial dos usuários internos será fornecida pela Secretaria Municipal de Governo - SEGOV.
Art. 17. Poderão ser cadastrados como usuários do SEI-SALINAS todos os servidores, terceirizados, estagiários ou empregados, ativos, nos órgãos e entidades do Poder Executivo.
Parágrafo único. A cada usuário será atribuído um perfil com acessos compatíveis com a responsabilidade e ao desempenho das atividades.
Art. 18. As pessoas que não se enquadrarem nas categorias listadas no Art. 17 poderão ser credenciadas para acesso ao SEI-SALINAS como usuários externos.
Art. 19. Os usuários externos poderão:
acompanhar o trâmite de processos de seu interesse, por prazo determinado, mediante autorização da unidade responsável pela informação;
receber ofícios e notificações;
assinar eletronicamente documentos.
Art. 20. O credenciamento de usuário externo é ato pessoal e intransferível e dar-se-á a partir do preenchimento do formulário de cadastro disponível no Portal do SEI-SALINAS.
Subseção V
Da Abertura Processual, Criação e Digitalização de Documentos
Art. 21. O responsável pela abertura do processo deverá:
escolher o tipo de processo adequado ao assunto, conforme nomenclatura existente no SEI-SALINAS; e
cadastrar as informações obrigatórias requeridas pelo SEI-SALINAS.
Art. 22. Os documentos administrativos do Poder Executivo serão elaborados no SEI-SALINAS utilizando-se preferencialmente os modelos nele disponibilizados.
Art. 23. Os documentos produzidos no SEI-SALINAS serão assinados eletronicamente por meio de usuário e senha, observadas as normas de segurança e controle de uso.
§ 1º A assinatura eletrônica é de uso pessoal e intransferível, sendo de responsabilidade do titular o seu sigilo;
§ 2º A assinatura realizada na forma do caput será considerada válida para todos os efeitos legais.
§ 3º O Prefeito, Secretários e demais ordenadores de despesa, para fins de assinatura, poderão optar em realizá-la quando em trânsito em outras localidades, sem prejuízo do exercício de outras tarefas atribuídas ao respectivo substituto.
§ 4º O disposto no § 3o não se aplica nos casos em que o titular da assinatura estiver em período de férias ou outros afastamentos legais.
Art. 24. O documento digital e o documento digitalizado a partir de documento original, capturados pelo SEI-SALINAS, serão considerados válidos e produzirão todos os efeitos legais.
Art. 25. Os formatos ou extensões de arquivo admitidos pelo SEI-SALINAS serão definidos pela Comissão Especial.
Art. 26. O serviço de Protocolo, após receber documentos externos em meio físico, deverá digitalizá-los e incluí-los no SEI-SALINAS.
Parágrafo único. O documento cuja digitalização seja tecnicamente inviável será:
identificado e a situação do documento certificada no SEI-SALINAS;
incluído o resumo de seu conteúdo no sistema SEI-SALINAS;
armazenado na unidade administrativa responsável pelo assunto.
Subseção VI
Da Tramitação Sigilosa ou Restrita
Art. 27. O usuário que abrir processo eletrônico sigiloso ou restrito deverá observar as disposições legais para a atribuição desta classificação, e será o responsável pela concessão da credencial de acesso aos demais usuários que necessitarem acompanhar e instruir o processo.
§ 1º A credencial de acesso poderá ser cassada pelo usuário que a concedeu ou renunciada pelo próprio usuário.
§ 2º A pessoa que tomar conhecimento de documento ou assunto sigiloso fica responsável pela manutenção do sigilo.
§ 3º Os procedimentos para a abertura e tramitação de um processo eletrônico sigiloso ou restrito deverão constar em portaria conjunta específica da Controladoria-Geral do Município e da Secretaria Municipal de Governo – SEGOV.
Subseção VII
Dos Deveres e das Responsabilidades
Art. 28. São deveres dos usuários do SEI-SALINAS:
utilizar adequadamente o SEI-SALINAS em sua unidade, abstendo-se de utilizá-lo para troca de mensagens, recados ou assuntos sem relação com as atividades institucionais;
guardar sigilo sobre fato ou informação de qualquer natureza de que tenha conhecimento por força de suas atribuições, ressalvadas àquelas de acesso público;
manter a cautela necessária na utilização do SEI-SALINAS, a fim de evitar que pessoas não autorizadas pratiquem atos no SEI-SALINAS;
evitar a impressão de documentos digitais, zelando pela economicidade e responsabilidade socioambiental;
participar dos programas de capacitação referentes ao SEI-SALINAS;
disseminar em sua unidade o conhecimento adquirido nas ações de capacitação relacionadas ao SEI-SALINAS;
cumprir os regulamentos e manuais, dentre outros, que tratem de procedimentos específicos quanto à utilização do SEI-SALINAS no âmbito do Poder Executivo; e
manter seus dados cadastrais atualizados no SEI-SALINAS.
Parágrafo único. O uso inadequado do SEI-SALINAS fica sujeito à apuração de responsabilidade, na forma da legislação em vigor.
Subseção VIII
Das Disposições Finais
Art. 29. Prorrogam-se para o dia útil subsequente os prazos administrativos que vencerem em dia em que o SEI-SALINAS estiver inoperante.
Parágrafo único. A Secretaria Municipal de Governo – SEGOV é a unidade responsável por atestar os períodos de inoperância do sistema.
Art. 30. A não obtenção de acesso ou credenciamento no SEI-SALINAS, bem como eventual defeito de transmissão ou recepção de dados e informações não imputáveis à falha do SEI-SALINAS, não servirão de escusa para o descumprimento de obrigações e prazos legais.
Art. 31. Em caso de impossibilidade técnica de produção de documentos do SEI SALINAS, estes poderão ser produzidos em papel, com assinatura manuscrita da autoridade competente, devendo ser, posteriormente, digitalizados e inseridos no SEI SALINAS.
Art. 32. Este decreto entra em vigor na data de sua publicação.
Salinas/MG, 23 de fevereiro de 2023.
JOAQUIM NERES XAVIER DIAS
Prefeito Municipal
